Digitalisierung von Qualitätsmanagement – Chancen & Hürden

Ein Gastbeitrag von Günter Rodenkirchen, selbständiger Berater und Coach, der sich mit der Unterstützung von Unternehmen bei der Digitalisierung von Qualitätsmanagement-Prozessen beschäftigt.

Der Wunsch nach Digitalisierung entsteht leider meist nur dann, wenn anhaltende Probleme bei der Qualität der Produkte festgestellt werden. Dadurch entsteht Druck von Seiten der Behörden und/oder Kunden, die in den Audits Beanstandungen dokumentiert haben.

Es ist eine weit verbreitete falsche Annahme, Probleme könnten alleine durch Digitalisierung gelöst werden!

Digitalisierung ist kein Problem-Löser

Auch wenn Software-Hersteller das gerne so darstellen. Aber das, was heute Digitalisierung genannt wird, hieß früher Software-Lösung. Das ist alter Wein in neuen Schläuchen.

Ein Digitalisierungsprojekt beginnt nicht mit dem Kauf von Software, sondern damit Prozesse und Probleme zu analysieren. Der Wunsch nach Digitalisierung muss als Chance gesehen werden, Qualitätsmanagement-Prozesse grundlegend zu überdenken und auf Ihre Normen-Konformität hin zu überprüfen.

Software-Lösungen können nur so gut sein, wie die Prozesse, die sie unterstützen.

Schlechte Prozesse laufen digitalisiert nicht unbedingt besser

Wenn Sie Qualitätsmanagement-Prozesse 1:1 mit der Software abbilden, dann werden diese hinterher genauso gut oder schlecht laufen wie vorher. Mehr noch, ich habe erlebt, dass die negativen Effekte durch den Einsatz von Software sogar noch verstärkt wurden.

Warum wird der negative Effekt verstärkt?

Ein durch Software gesteuerter Prozess ist sehr unflexibel (Software-Hersteller werden das jetzt vehement bestreiten). Digitale Prozesse (Workflows) „bewegen“ sich ganz anders als papierbasierte. Die Anwender der Software merken sehr schnell, dass ihre Möglichkeiten, Abläufe an die Gegebenheiten anzupassen, sehr eingeschränkt werden. Auf einer Laufkarte, bzw. dem Formular kann jeder Beteiligte eine Notiz anbringen und das Dokument einer, seiner Meinung nach geeigneten Person auf den Schreibtisch legen. In einem eQMS funktioniert das nicht mehr. Auch der Faktor, dass Papier bekannterweise geduldig ist, kann in einem Software-basierten Ablauf nicht mehr genutzt werden.

Die Software erwartet genaue Vorgaben

Der gewünschte Ablauf eines Prozesses muss in der Software konfiguriert werden. Sie müssen der Software „sagen“, was sie tun soll, unabhängig davon wie komplex ein Prozess ist. Dabei spielt es auch keine Rolle, ob die Software einfach zu bedienen ist!

Auch wenn im „Standard“ der Software-Lösung einige Prozesse schon vorgefertigt sind, müssen Sie diese trotzdem noch für Ihr Unternehmen anpassen.

Je standardisierter (vorgefertigter) die Prozesse in der Software sind, desto mehr müssen Sie Ihre Unternehmensprozesse an die Software anpassen.

Das ist nicht grundsätzlich schlecht! Es hat sich schon lange die Erkenntnis durchgesetzt, dass Software sich nicht nur den Unternehmensprozessen anpassen muss. Individualsoftware ist kaum noch zu bezahlen. Software bietet ganz neue Chancen und macht Veränderungen möglich, die Sie sich vielleicht schon lange gewünscht haben. Es kann sehr vorteilhaft sein, Ihre Unternehmensprozesse an die Software anzupassen, wenn sich diese denn bewährt hat.

Fazit: Wenn sie es richtig angehen, bieten Digitalisierungsprojekte eine große Chance die Effizienz der Prozesse und die Qualität nachhaltig zu steigern.

Bei Fragen unterstütze ich Sie gerne!

Günter Rodenkirchen

Seit 1988 in der IT-Branche (damals noch EDV), dabei aber nie Techniker oder Programmierer, sondern immer schon mit der praktischen Anwendung der Hard- und Software, Vertriebsprozesse abbilden (VIS Vorläufer des CRM), später dann mit Lotus Notes Management-Systeme in Handel und Industrie. Ab 2007 dann mit den regulierten Branchen beschäftigt. Zunächst im Bereich Pharma mit dem Thema Software für Zulassungsmanagement und ab 2013 mit Software für QM-Prozess mit Schwerpunkt Medizintechnik (MDR, ISO 13485). Derzeit als selbständiger Berater und Coach tätig und beschäftigt sich mit der Unterstützung der Unternehmen bei der Digitalisierung von QM-Prozessen.